Într-un studiu realizat de Gartner pe 50 de companii care au prezentat proiecte eșuate, s-a constatat că numitorul comun a fost refuzul de a aborda complexitatea proceselor de afaceri.

Înainte de a ne ocupa de modul în care putem face față complexității, există o diferențiere importantă pe care trebuie să o subliniem atunci când definim acest concept. După cum spune Hank Barnes, există două motive pentru care considerăm că ceva este complex. Fie pentru că considerăm că este complicat, fie pentru că este greu de înțeles. Când consideram că este complicat, înseamnă că înțelegem procesul și factorii implicați și considerăm că există posibilitatea de a îmbunătăți procesul simplificând ceea ce a devenit complicat. Când consideram ca este greu de înțeles, ne aflăm, de obicei, într-o situație nouă despre care nu știm  mare lucru.

Complexitate – Complicație

Să abordăm prima parte: complexitatea. După cum a descoperit Yves Morieux, organizațiile însumează o multitudine de KPI-uri, reguli și procese care împiedică productivitatea și inovația. În ultimii 60 de ani, complexitatea organizațională a crescut de 35 de ori, în timp ce cerințele corporate au crescut de 6 ori. Potrivit unui sondaj realizat de Boston Consulting Group, numărul procedurilor, acceptarea și straturile verticale – printre altele – în companiile mari a crescut între 50% și 350% într-o perioadă de 15 ani, clienții cerând prețuri mai mici și o calitate superioară în timp ce companiile se străduiesc să inoveze și să fie mai eficiente.

Chiar și să citești asta a fost complicat, nu-i așa? ☺

Pentru a face față complexității datorată complicațiilor, consider că abordarea lui Morieux este relevantă. El susține că, în loc să încerce să reorganizeze și să impună noi reguli și procese, angajatorii ar trebui să caute să-și împuternicească angajații să-și sporească angajamentul. Aceasta, la rândul său, va avea un impact pozitiv asupra performanței, inovării și avantajului competitiv. Un mediu în care comunicarea și colaborarea se află în centrul său; unde creativitatea înflorește și este pregătită pentru a face față provocărilor complexe.

Pe scurt: eliminați complexitatea procedurală, astfel încât să puteți realiza efectiv ceva.

Mai jos sunt cele șase reguli ale lui Morieux (Six Smart Simplicity Rules):

1) Înțelegeți ce fac colaboratorii dvs.

• Înțelegeți obiectivele și provocările pe care trebuie să le îndeplinească alte persoane și constrângerile cu care s-au înfruntat.
• Observați și interacționați. Nu doar citiți îndatoririle de serviciu.
  
  Rezultat: Empatia. Vă veți opri din a da vina pe lipsa abilităților. Veți începe să cercetați mai atent constrângerile și resursele organizației.

2) Încurajați persoanele care sunt “integratoare”.

• Cei care dezvoltă canale de comunicare și încurajează cooperarea intre departamentele de “backstage” (producție, dezvoltare) și “frontline” (relații directe cu clienții).
• Îndepărtați straturile, utilizați o abordare ierarhică orizontală; oferiți tuturor o voce.
• Mai puține reguli – păstrați o comunicare facilă și simplă.
  
  Rezultat: Colaborare între departamente pentru a furniza împreună plus-valoare. Creșterea productivității.

3) Sporiți cantitatea de putere disponibilă

• Împuterniciți-i pe oameni să-și folosească judecata.
• Ei își vor asuma apoi riscul de a coopera și de a gândi creativ.
  
  Rezultat: Creșterea implicării angajaților.

4) Creșteți nevoia de reciprocitate

• Extindeți responsabilitățile integratorilor în afara zonei lor directe de control pentru a obține rezultate finale.
• Reduceți cantitea de resurse disponibile; încurajați interacțiunea și suprapunerile.
• Eliminați monopolurile.
  
  Rezultat: Perceperea unor obiective mai înalte și motivarea de a le rezolva.

5) Accelerați buclele de feedback

• Expuneți mai devreme “consecințele” acțiunilor lor.
• Responsabilizați-vă angajatii schimbând modul de a se raporta la probleme: “dacă ceea ce am în curs de dezvoltare astăzi eșuează, ar trebui ca tot eu să fiu cel care abordează aceste probleme măine și nu altcineva”.
  
  Rezultat: Responsabilitate crescută și calitate.

6) Răsplătiți-i pe cei care cooperează

• Și consiliați-i pe cei care nu fac asta.
• Când ceva nu merge bine, nu va îndreptați atenția către cei care nu au reușit, ci mai degrabă catre cei care nu au colaborat pentru a ajuta la remedierea problemei.
  
  Rezultat: Creșterea performanței.

** Morieux are, de asemenea, un discurs TEDx pe acest subiect care merită urmărit.

Complexitate – Dificultate

Acum, să examinăm complexitatea din punctul de vedere al dificultății de a fi înțeleasă, care poate fi în general definită de doi factori: nivelul de necunoscut și nivelul de volatilitate pe care cerințele pot să îl depășească după începerea proiectului.

Nivelul înalt de necunoscut și volatilitate poate fi abordat folosind un proces empiric pentru a identifica lucrurile în timp ce derulam proiectul și a continua să ne îmbunătățim ceea ce învățăm și, de asemenea, să anticipăm ceea ce încă nu știm pe baza experiențelor anterioare. Cu cât o facem mai mult, cu atât mai bine ne confruntăm cu complexitatea și incertitudinea. Și știi care este cea mai bună parte? În complexitate se ascund oportunități.

Un ingredient cheie al abordării acestui tip de complexitate este munca în echipă. Un grad ridicat de colaborare este punctul de pornire pentru a începe să chestionați necunoscutele, pentru a elimina presupozițiile și a identifica modele care ar putea ajuta la înțelegerea “situației” cu care ne confruntăm. Într-o postare anterioară am vorbit despre importanța diversității în cadrul organizațiilor. Și aici subliniez și mai mult: pentru a aborda problemele cele mai complexe, trebuie să aveți și să integrați puncte de vedere foarte diferite. Având un mediu sănătos în echipă, în care schimbul de cunoștințe, dorința de a eșua, de a învăța și de a îmbunătăți este ceea ce vă va aduce proiectul la linia de sosire și va reuși.

În concluzie, aveți două moduri de a gestiona complexitatea în lumea noastră de afaceri foarte complexă.

Unul este acela de a reduce complicațiile urmând cele șase reguli de simplitate inteligente, în care oamenii înțeleg ce fac colegii lor, sunt împuterniciți să ia decizii și se elimină toată dezordinea inutilă.

Al doilea este de a face față dificultăților prin adoptarea unui cadru unde inspectarea și adaptarea vor funcționa bine cu incertitudinea și vor expune riscurile de-a lungul drumului, asigurându-se că deciziile corecte vor fi luate la momentul potrivit.

În general, în loc să recomandați comportamente, promovați un mediu în care pot apărea comportamente motivate și angajate. Mai mult decât orice, construiți un mediu sigur pentru ca oamenii și echipele să învețe din greșelile lor. Stați departe de micromanagement și procese complexe de afaceri care adaugă cheltuieli inutile. Aveți încredere în echipă și echipa va reuși.

Articol de Giovanna Rojas
Senior Project Manager/Scrum Master
Puteți citi articolul integral aici.
Traducere în limba română de Mindcode